チャットツールのやりとりで気を付けるべきこと

今回は、チャットツールを仕事で使用する場合に気を付けたほうが良いことをまとめました。

自分は「skype」「slack」「Chatwork」などを仕事で使ってグループ内でやり取りしてきましたが、相手と意思の疎通がちゃんとできないと、トラブルになりかねないので注意が必要です。

これはプランナー、ゲーム会社に限らない内容ですね。

返信における注意

まず返信について。
プランナーは自分担当の案件について、プログラマーさんやデザイナーさんなどの関連するメンバーの進捗状況を把握しておく必要があることからも、返信には気を使わなければなりません。

返信をしっかりする

口頭で何か話があった場合は無意識に返事をしていると思いますが、手を動かす必要があるせいか、チャット上での返信はスルーしがち、またされがちです。

返信がないことで、やりとりをしている中でお互いの認識に食い違いが出てきてしまいます。

Aさん「Bさん、この作業お願いします」
Bさん「・・・(あーやらなきゃ)」
の場合、AさんはBさんが作業を着手したかどうか、そもそも作業依頼自体を認識しているのかどうかさえ判断できません。

チームとして作業を円滑に進めるためにも、自分へのメッセージには必ず返信をするようにしましょう。 

すぐに内容に答えられない場合でも、「後で確認します」といったクッション的な返事はしておきましょう。

返信をしてもらう 

自分が誰かに依頼や確認のメッセージを送った後、ある程度の時間が経っても返信がなければ、積極的に
「再度失礼しますが、○○の件、問題なさそうでしょうか?」
など再度相手に対してメッセージを送り、状況を必ず把握しておきましょう

業務上必要なことなので「しつこいと思われる」といったことは一切気にしないで問題ありませんが、相手が出社しているかどうかなど「返信できる状況か」についてはあらかじめ確認しましょう

見やすさ、分かりやすさを心がける

何かを依頼する際など、やりとりの内容によっては長文になり、受け手側が読みにくくなってしまわないように項目ごとにわけるなど、工夫しましょう

例)
イベントページの○○ゲージとして使用したいのですが、HOME画面のスタミナゲージをピンク色にした素材を○月○日までに作成していただけますでしょうか?

下記素材を作成していただけますでしょうか?
内容:HOME画面のスタミナゲージのピンク色ver
目的:イベントページの○○ゲージで使用
期日:○月○日 

結論をはっきり書く

結論をはっきり伝えることは口頭の会話でも重要ですが、特にチャットではニュアンスが分かりずらいため、結論をはっきり書くことを意識する必要があります。

たまに見かけるやりとりの例が、
Aさん「Bさん、画像できましたので確認してください!」
Bさん「○○に似ていますねー」
Aさん「修正したほうがいいですか?」
Bさん「いえ、○○の雰囲気が出ていていいと思います、問題ありません!」
というようなものです。

Aさんは「○○に似ているかどうか」ではなく、「制作物として合格なのかどうか」が知りたいのです。
Bさんは最初から「問題ありません!」と答えてくれれば、無駄なやり取りや心配は発生しません。

結論はしっかり書きましょう。 
また自分が質問して結論が曖昧だった場合には、必ず確認しましょう。

「スタンプ」や「顔文字」を使用したやり取りに注意

これも上項目の「結論をはっきり書く」と似た内容となります。

業務上のチャットで「スタンプ」や「顔文字」を使うことについて、あくまで自分の経験上ですがゲーム業界では日常茶飯です(同じ会社内に限りますが)。

固くやりとりするよりも仕事が楽しくなるというメリットもありますが、単独で使う場合に意思の疎通が取れない場合がありますので注意しましょう。

実際に何度も見かけた例ですが、
Aさん「Bさん、○○できました。確認してください!」
Bさん「(親指を立てるgoodのスタンプ)」
というやりとりがありました。

Bさんは「確認依頼物」に対してgoodスタンプを押した(=確認が完了した)という認識でしたが、Aさんは「確認する行為」に対してgoodスタンプを押したと思い、この時点でBさんはまだAさんの依頼物を未確認という認識を持っており、その後の業務に遅れが発生しました。

Bさん「確認ましたが問題ありませんでした(親指を立てるgoodのスタンプ)」
のように最後に添えるのであれば全く問題ありません。

相手に内容がしっかりと伝わるよう、「自分が相手の立場で見たときに、誤解することがないかどうか」をよく考えて「スタンプ」や「顔文字」を使用しましょう。

文章修正は共有する

チャットに記載した内容についてミスがあった場合は該当箇所を修正する必要がありますが、小さな文言ミスならともかく、内容に関わる修正の場合は修正をした旨を必ず相手に伝えましょう。

相手が修正前の情報に基づいて業務を行った場合、トラブルが生じてしまいます。 

口頭確認のログを残す

チャットで誰かにメッセージを飛ばした後、その相手と口頭で話すことで結論に至った場合、チャット内に「こちらの件、口頭で話して○○になりました」
のような口頭での結果をログとして必ず残しましょう。

「言った言わない」のトラブルを防ぐためでもありますし、同じグループチャットに登録されている他のメンバーに結論を共有するためでもあります。 

グループチャットのメンバーを把握しておく

1人の相手と会話していても、グループチャットは登録されている他のメンバーも見ています。
常にそのことを意識して発言しましょう。

経験上、新入社員が入ったタイミングでは特に注意が必要です!

同僚が気心の知れた別のメンバーとチャットでやりとりをしていて、冗談で乱暴な発言をしており、新入社員のメンバーがそれを見て「あの人は怖そう」「話しかけにくい」などと不安に思っていたことを自分に明かしてくれたことがあります。

そんな風に思われたら人としても損ですし、チームとしても良くないですね。

チャットのメンバーは必ず把握し、メンバー全員に見られて良いやりとりを行いましょう。

ざっくりまとめ

  • 返信をする、してもらう
  • 見やすさを心がける
  • 結論をはっきり書く
  • スタンプや顔文字はまぎらわしい使い方をしない
  • 文章修正は共有する
  • 口頭で話したログを残す
  • グループチャットのメンバーを把握しておく

チャットモンチーは『ハナノユメ』が好きです♪